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第一，明确意图
接到写作任务后，首先要想领导所想、急领导所急、悟领导所需：这篇稿子要表达什么？主题是什么？要解决什么问题？要采用什么方法和措施解决问题？把领导意图摸清楚、自己想清楚之后，再考虑谋篇布局的问题，并且在整个写作过程中，提炼观点、铺排层次、遣词造句乃至修改定稿，等等，都要坚持以“解决问题”为中心，切不可左顾右盼，分心走神，一不小心又落入“为文而文”的老套。
比如：开个会议，写个讲话，准备材料，首先要弄明白这个会是干什么的，要解决什么问题，是讲给谁听的，写给谁看的，要达到怎样的目的，取得什么样的效果。这些东西弄不明白，心里就没有底。写材料前首先要弄明白，你这个会议、这个材料是动员会还是总结会，是座谈会还是汇报会，是宣传教育还是总结表彰，是调查研究还是请示汇报，等等等等，意图首先要搞清楚。有人曾总结了起草讲话要弄清10个问题：谁来讲？以什么身份讲？什么时候讲？为什么讲？领导自己想咋讲？会议要求该咋讲？与会同志想听啥？等等，如果这些都搞不清楚，那还写个什么啊？
第二，把握高度
越是高层次的领导，越注意从全局的高度观察思考问题。作为文秘人员，要身在兵位，胸为帅谋。平时要注意对全局情况的积累和掌握，要熟悉党的路线方针政策和国内外形势，对所在部门行业情况有清醒认识，这样才能把一切事关全局的问题讲深讲透。
{!-- PGC_COLUMN --}笔杆子起草一个文件，不是你一个处室、一个科室的东西，而是代表整个单位、甚至是全市、全省的东西。因此必须站位全局、把握大局，写出全局的高度，领导的高度，战略的高度，理论的高度等。任何一个材料，都要把握高度。要善于从思想和理论深度上把握高度，从高处、大处、远处、深处来审视和考察、从对领导的战略意图和对全局的把握上体现高度，从大背景、大战略、大进程之中来把握高度。有了高度，文章的站位问题就解决了，材料的分量就出来了。
第三，理清思路
写文章，最根本的是思想引导。思维层次的高度和深度，决定了文章思想的高度和深度。思想的含量，决定文章的分量。
思路就是思维的路线。思路决定出路。干什么都要有个先来后到，有个先后顺序。一个材料、一篇文章，首先思路要清，准备写什么，写哪几个部分，安排几个段落等，都必须思路清晰。思路不仅体现在整个框架，也体现在每一部分、每一段落、每一层次。
比如：撰写领导讲话稿。领导先讲什么后讲什么，脑子要十分清楚，问题切入要紧扣中心、开门见山，防止游离主题、绕弯子；层次段落要承转自然、前后呼应，防止简单生硬、互相脱节；通篇讲话要结构严谨、语言流畅，防止凌乱松散、别扭拗口。
第四，层次清楚
写文章要注意层次感和逻辑思维。一个文章整体是这样，每个
部分、每个段落也是这样。先写什么，后写什么，再写什么，要讲逻辑关系，要有先后顺序，这样才会层次分明。否则就会层次不清，语无伦次，杂乱无章。
切记：讲话是观点的集合，观点是思想的结晶。一篇讲话，主题是最大观点，还需要有众多的分观点、小观点来支撑主题，主题如“明月当空”，观点是“众星捧月”。这些观点可以通过分级标题来体现，也可以随处“闪烁”在讲话中。
比如：某局长讲话，讲了三大部分：一要把思路理清，二要把风气搞正，三要把工作做实。在讲到把风气搞正时，他讲了三大段：第一段是领导带头树形象；第二段是从严治局正风气；第三段是选好干部树导向。第一段里面领导带头树形象，树什么样的形象呢？他又讲了三层：一要树立起对人民负责的形象；二要树立起推动工作的形象；三要树立起清正廉洁的形象。这样一环套一环，环环相扣；一层深一层，层层推进。这就是层次。
第五，重点突出
哪些应该详细论述，哪些应该轻描淡写，哪些应该一笔带过，要做到胸中有数、心中有底。如果面面俱到，平均用力，眉毛胡子一把抓，读了以后、听了以后就会主次不清，方向不明。整篇文章大的方面，重点是什么，主题要鲜明，每一部分里面准备重点写哪几段，每一段里面准备重点写哪几个层次，每一个层次里面准备重点写哪几句话等，都要摆布清楚。写文章讲究详略得当，而只有重点突出，才能详略得当。
第六，准确表述
就是文章的观点要准确、材料要准确、语言要准确、用词用语要准确、标点符号要准确，等等。写文章、写讲话，介绍情况，都要力求准确，也就是如何把最恰当的文字、最恰当的话、最恰当的词语用在最恰当的地方。《菜根谭》中有句话说：“文章做到极处，无有他奇，只是恰好；人品做到极处，无有他异，只是本然”。恰好，就是恰到好处，就是准确精当。
公文写作特别是领导讲话具有权威性、指导性，下级要学习领会，要传达贯彻，上错一点，下错一片，上错一尺，下错百里。尤其在网络时代，一句讲错，天下皆知；寅时讲错，卯时便知。政策不能错。领导讲话经常需要引用、宣传、解释相关政策，领导讲话本身就有政策效应，所谓“言出法随”，因而必须字斟句酌，表意精准，有根有据。概念不能错。特别是有些体现中央精神的重要概念更是绝对不能错。事例不能错。事例要真实可信，何时、何地、何人、何事、何因、何果，不一定要写上去．但要查得一清二楚，万不可道听途说。数据不能错。领导讲话中的数据不可有水分，更不能弄虚作假，否则会让领导的权威和公信力大打折扣。引文不能错。引用经典著作、名人名言等，不可“随意、大意、任意”，需要“严肃、严谨、严格”。不可“拍脑壳”引用，以为“好像”是这么讲的，“好像”在哪儿听过。
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