(三)公文的定位
在人类社会活动中，用于记载事实、传达信息、沟通思想的方式多种多样。例如，通过书面方式公布法律、命令，明确各方的权利义务关系，进行信息联络，记载活动内容;通过照相、录像的方式记录人们工作活动的现场情况;通过录音记录人们的讲话内容或现场的声音;等等。对于这些在社会活动中形成的记录材料，人们常冠以不同的称谓。在秘书工作实践中，就长期并行着“文书”“公文”“文件”这三个概念。它们所指代的对象不完全相同，它们既相互关联又区别明显。
文书文书，是指社会组织或个人在各自活动中用来记录和传递信息的书面文字材料，包括私人文书和公务文书两大类。所有的文书都可以称为文件。到目前为止，文书仍然是一种主要的记录信息和办事的工具。
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“文书”一词，最早见于西汉《新书.过秦论》:“禁文书而酷刑法。”王充《论衡。别通篇》载:“萧何入秦，收拾文书，汉所以能制九州者，文书之力也。”这里的“文书”，泛指古代文籍图册等各种有史料价值的文字材料。汉代以后，文书作为公文与案卷的含义逐步确立并沿用下来。《汉书.刑法志》载:“文书盈于几阁，典者不能遍睹。”此处的“文书”，则是指公务文书。这说明我国自古以来就有保管文书档案的传统，有专门存放文书的处所和专门管理文书的人员。这为后人了解古代社会状况提供了可资借鉴的宝贵资料。
2.公文
公文是社会组织在处理公务过程中形成的书面文件，也就是通常所说的公务文书。公文的制作和处理具有严格的程序要求，在格式构成方而要遵守国家公文处理法规和统的国家标准，或要遵循约定俗成的原则。秘书工作者日常公务活动的大量内容，就是拟制、处理和管理公文。
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“公文”一词出现在东汉末年，指官府之间往来的公事文书。《后汉书.刘陶传》载:“州郡忌讳，不欲闻之，但更相告语，莫肯公文。”意思是说，东汉末年黄巾起义领袖张角等势力强大，可能聚众起事，但州郡官员只是口头相互转告，不肯用公文奏报朝廷。此后，公文即作为各类公务文书材料的统称了。
3.文件
文件，是指组织或个人在各种活动中直接用文字、语言、图像、图示、信号等记录方式在各种载体上所形成的信息记录材料。文件的来源十分广泛，类型多种多样，其载体形式除纸张之外还有胶片、磁盘、光盘等许多种类，并有不同记录方式。
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“文件”一词大约在清代末年开始应用。 当时的外交文书中经常提到“对外交涉文件”“寻常往来文件”等。宣统三年(1911年)五月，朝廷颁布的《内阁属官官制》中规定，承宣厅的职责之一，就是“掌本阁公牍文件”。从“文件”一词产生的背景来推断，它可能属于翻译过来的词语。随着人类物质文明的进步，特别是科学技术的发展，今天的文件，已经不单是指人们熟悉的书面形式的信息记录了，还包括其他载体的信息记录，比如人们所说的照片文件、录音和承像文件、电子文件等。文件已经发展成为一个外延十分广泛、“人口众多”的“大家庭”。
综上所述，文书、公文、文件是在历史上先后出现、至今仍然并用并且含义不断变化的事物。它们在本质上都是人类记录和传递信息的重要工具，只是在概念的外延、使用场合等方面存在区别。秘书人员必须了解这些词语知识，并注意其在具体使用中的习惯要求。
